Datenschutzerklärung Bewerber Anstellung/Zusammenarbeit
Wer ist der Verantwortliche und wie gehen wir mit Ihren personenbezogenen Daten um?
Santoni S.p.A. mit Rechtssitz in der Via Montenapoleone 9 in Mailand (nachfolgend auch „Verantwortlicher“ genannt) ist als Verantwortlicher der Datenverarbeitung für die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zuständig und gewährleistet den erforderlichen Schutz vor jedem Ereignis, das eine Verletzung Ihrer Daten zur Folge haben könnte.
Zu diesem Zweck führt der Verantwortliche Richtlinien und Verfahren für die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten sowie für die Ausübung von Rechten ein, die Ihnen gemäß den anwendbaren Bestimmungen zustehen. Es obliegt dem Verantwortlichen, die für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten angenommenen Richtlinien und Verfahren immer dann zu aktualisieren, wenn dies erforderlich ist, und in jedem Fall bei rechtlichen und organisatorischen Änderungen, die sich auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auswirken können.
Der Verantwortliche hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, an den Sie sich unter der folgenden E-Mail-Adresse wenden können, wenn Sie Fragen zu den Richtlinien und den angewandten Verfahren haben: privacy.santoni@legalmail.it
Wie und warum erhebt und verarbeitet der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten?
Der Verantwortliche erhebt und/oder empfängt Daten, die Sie betreffen, wie:
- Vorname, Nachname;
- Steuernummer;
- Geburtsort und -datum;
- E-Mail;
- Festnetz- bzw. Mobiltelefonnummer;
- Anschrift (des Wohnsitzes bzw. des Aufenthaltsorts);
- Daten aus dem Lebenslauf;
- Computerdaten [Protokoll und IP-Adresse für den Zugang zum Online-Auswahlverfahren (Übermittlung des Lebenslaufs)];
- Daten, die sich auf den Gesundheitszustand beziehen, wenn die betreffende Person zu einer geschützten Kategorie gehört, oder in jedem Fall, wenn sie eventuell erhoben wurden
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:
1) die Auswahl von Personal bzw. der Beginn einer Zusammenarbeit:
a. Zweck:
- die Suche nach Kandidaten für offene Stellen;
- das Sammeln von Bewerbungen und Lebensläufen, das wie folgt durchgeführt werden kann: Stellenanzeigen, die über Personalvermittlungsagenturen, Zeitarbeitsfirmen, Universitäten und LinkedIn veröffentlicht werden;
- die Prüfung der erhaltenen Lebensläufe;
- die Organisation von Bewerbungsgesprächen zur Auswahl;
- die Einordnung des/r geeigneten Bewerbers/in in den organisatorischen Kontext;
- die Begründung des Arbeits-/Zusammenarbeitsverhältnisses.
b. Rechtsgrundlage:
- Durchführung von vorvertraglichen Tätigkeiten;
- die Erfüllung spezifischer Verpflichtungen;
- Erfüllung spezifischer Aufgaben, die sich aus Gesetzen, Vorschriften oder Tarifverträgen, einschließlich Betriebsvereinbarungen, ergeben, insbesondere zur Begründung des Arbeits- bzw. Zusammenarbeitsverhältnisses
Ihre Daten können auch von Dritten erhoben werden, wie z. B., aber nicht ausschließlich, von:
- Arbeitsämtern;
- IT-Dienstleistern;
- Privatpersonen, die Tätigkeiten in den Bereichen Leiharbeit, Arbeitsvermittlung, Personalsuche und -auswahl, Ausbildung und Outplacement-Unterstützung durchführen;
- Universitäten.
Dort, wo es vorgesehen ist, ist das Recht auf Berichtigung der verarbeiteten oder erhobenen Daten vorbehalten.
Die Daten, die der Verantwortliche im Rahmen des festgelegten Auswahlverfahrens für die in seiner Organisation zu besetzenden Stellen erhebt oder in jedem Fall erhält, mit Ausnahme der Gesundheitsdaten, die Sie freiwillig zur Verfügung gestellt haben, müssen als notwendig erachtet werden, und die Nichtbereitstellung dieser Daten macht es dem Verantwortlichen unmöglich, Tätigkeiten auszuführen, die darauf abzielen:
- Ihre Bewerbung im Rahmen des Personalauswahlverfahrens zu bewerten, das der Verantwortliche auch über seine Lieferanten (Dritte/Empfänger) abwickelt;
- das Bewerberauswahlverfahren in allen seinen Phasen und die sich daraus ergebenden Aufgaben zu verwalten.
2) zur Mitteilung an Dritte und zur Verbreitung:
c. Zweck:
Mitteilung an Dritte wie z. B.:
- IT-Dienstleister
- Unternehmen/Agenturen für die Beschaffung, Ausbildung und Auswahl von Personal;
- Universitäten.
d. Rechtsgrundlage:
- Durchführung von vorvertraglichen Tätigkeiten;
- Erfüllung rechtlicher bzw. regulatorischer Verpflichtungen in Verbindung mit den im Rahmen des Auswahlverfahrens durchgeführten Tätigkeiten.
Der Verantwortliche übermittelt Ihre personenbezogenen Daten nicht ins Ausland (Nicht-EU-Länder). Ihre personenbezogenen Daten werden in keiner Weise an nicht näher bezeichnete und nicht identifizierbare Personen weitergegeben oder offengelegt, auch nicht an Dritte.
Die Mitteilung betrifft die Kategorien von Daten, deren Übermittlung für die Durchführung der vom Verantwortlichen bei der Verwaltung des Auswahlverfahrens verfolgten Tätigkeiten und Zwecke erforderlich ist. Die entsprechende Verarbeitung bedarf nicht der Einwilligung der betroffenen Person, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der Verpflichtungen aus dem eingegangenen Verhältnis oder im Falle eines anderen Ausschlusstatbestands (insbesondere der Verfolgung eines berechtigten Interesses seitens des Verantwortlichen) erfolgt, der ausdrücklich vorgesehen ist oder von den vom Verantwortlichen angewandten Regeln und Vorschriften abhängt, oder auch durch Dritte, die als Auftragsverarbeiter festgelegt werden. Betrifft die Mitteilung Daten, die Aufschluss über den Gesundheitszustand geben könnten, so werden die entsprechenden Verarbeitungen mit allen erforderlichen Garantien durchgeführt, einschließlich solcher, die, falls aufgrund der festgestellten Risiken erforderlich, zur Anwendung von Pseudonymisierungslösungen bzw. Datenaggregation bzw. Verschlüsselung führen.
3) für Tätigkeiten im Bereich der IT-Sicherheit:
a. Zweck:
- Kontrolle und Überwachung der Dienste, die online und auf den Plattformen des Verantwortlichen angeboten werden und Ihnen für die Übermittlung von Lebensläufen bzw. für den Zugang zu offenen Stellen/Möglichkeiten der Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden (z. B. die Formulare auf der Seite „Karriere“ auf der Website des Unternehmens);
- Umsetzung von Verfahren zur Entdeckung von Datenschutzverletzungen und zur dementsprechenden Meldung (Data Breach).
b. Rechtsgrundlage:
- Zugang zum Auswahlverfahren;
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Entdeckung und Meldung von Data-Breach-Vorkommnissen);
- berechtigtes Interesse.
Wie, wo und wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wie
Die Datenverarbeitung erfolgt durch speziell befugte interne Mitarbeiter mithilfe von EDV-Verfahren oder auf Papier. Diese haben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten in dem Umfang und innerhalb der Grenzen, die für die Durchführung der Sie betreffenden Verarbeitungen erforderlich sind.
Der Verantwortliche überprüft regelmäßig die zur Verarbeitung Ihrer Daten benutzten Instrumente und die dafür vorgesehenen Sicherheitsmaßnahmen und sorgt für deren ständige Aktualisierung; er vergewissert sich, auch durch die mit der Verarbeitung beauftragten Personen, dass keine personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert oder aufbewahrt werden, deren Verarbeitung nicht erforderlich ist oder deren Zwecke erfüllt sind; er prüft, ob die Daten mit einer Garantie der Integrität und Authentizität gespeichert werden und ob sie für die Zwecke der tatsächlich durchgeführten Verarbeitung verwendet werden, auch im Hinblick auf die besondere Art derselben. Die Kontrollen ermöglichen es dem Verantwortlichen, die strikte Relevanz, die Nichtüberschreitung und die Unerlässlichkeit der Daten, die zu besonderen Kategorien gehören, in Bezug auf die Tätigkeiten des Auswahlverfahrens und die herzustellende Beziehung zu beurteilen, auch in Bezug auf die Daten, die Sie aus eigener Initiative zur Verfügung stellen.
Der Verantwortliche garantiert, dass Daten, die sich auch nach einer Überprüfung als überschreitend oder irrelevant erweisen, nicht verwendet werden, mit Ausnahme der eventuellen Speicherung der Urkunde oder der Unterlage, in der sie enthalten sind, in Übereinstimmung mit dem Gesetz.
Wo
Die Daten werden in Papier-, EDV- und elektronischen Archiven gespeichert, die sich im Europäischen Wirtschaftsraum befinden, und es werden besondere Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet.
Wie lange
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Durchführung der Sie betreffenden Tätigkeiten erforderlich ist.
Insbesondere:
a. Identifikationsdaten;
b. Daten aus dem Lebenslauf;
c. Daten, die auf die Gesundheit schließen lassen, auch wenn sie freiwillig offengelegt werden.
Dauer des Auswahlverfahrens und in jedem Fall höchstens 2 Jahre bzw. 5 Jahre bei Personen mit besonderen technischen Fähigkeiten, die auf dem Markt schwer zu finden sind (z. B. Schuhbranche).
Dies gilt unbeschadet:
- der Einschränkung der Verarbeitung und anderer Garantien für Daten, die zu besonderen Kategorien gehören;
- der Löschung personenbezogener Daten, die mittels spontan, d. h. ohne Vorliegen einer offenen Stelle, übermittelter Lebensläufe erhoben wurden;
- des Interesses des Verantwortlichen, die Daten, auch die von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellten, so lange zu speichern, wie dies für die Beurteilung Ihrer Bewerbung und für künftige Arbeits-/Zusammenarbeitsverhältnisse erforderlich ist;
- der Begründung des Arbeits-/Zusammenarbeitsverhältnisses.
Vorbehaltlich möglicher Rechtsstreitigkeiten, wenn dies eine Verlängerung der zuvor genannten Fristen nach sich zieht, für den Zeitraum, der zur Verfolgung des betreffenden Zwecks erforderlich ist.
d. IT-Daten (System- und Netzwerkzugriffsprotokolle bzw. IP-Adressen
Die Dauer der Speicherung richtet sich nach dem vermuteten bzw. festgestellten Risiko und der sich daraus ergebenden nachteiligen Folgen, unbeschadet der Maßnahmen zur Anonymisierung der Daten oder zur Einschränkung ihrer Verarbeitung.
In jedem Fall müssen die Daten (ab Kenntnisnahme/Entdeckung des Gefahrenereignisses oder des Data Breach) so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist, um die Aufsichtsbehörde über die durch die vom Verantwortlichen eingeführten Verfahren aufgedeckte Datenschutzverletzung zu benachrichtigen und diese in jedem Fall zu beheben.
Sobald alle Zwecke, die die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen, erfüllt sind, wird der Verantwortliche diese Daten löschen oder anonymisieren.
Welche Rechte haben Sie?
Die Ihnen gewährten Rechte ermöglichen es Ihnen, jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten zu haben. Ihre Rechte sind die auf:
- Auskunft;
- Berichtigung;
- Widerruf der Einwilligung;
- Löschung;
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Widerspruch gegen die Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit.
Grundsätzlich können Sie jederzeit kostenlos Folgendes verlangen, ohne dass besondere Gebühren oder Formalitäten für Ihr Ansuchen erforderlich sind:
- eine Bestätigung der vom Verantwortlichen durchgeführten Datenverarbeitung zu erhalten;
- auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und deren Herkunft (wenn die Daten nicht direkt von Ihnen stammen), die Zwecke und Ziele der Verarbeitung, die Daten der Personen, die davon Kenntnis erhalten, sowie den Aufbewahrungszeitraum Ihrer Daten oder die Kriterien für die Festlegung dieses Zeitraums zu erfahren;
- Ihre personenbezogenen Daten zu aktualisieren oder zu berichtigen, damit sie stets korrekt und genau sind;
- die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern diese die Grundlage für die Verarbeitung selbst darstellt. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung, die auf der vor dem Widerruf erteilten Einwilligung beruht;
- Ihre personenbezogenen Daten aus den Datenbanken bzw. Archiven, einschließlich der Sicherungsarchive, beispielsweise dann zu löschen, wenn sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind oder wenn davon ausgegangen wird, dass diese unrechtmäßig ist, sofern die gesetzlich vorgesehenen Bedingungen bestehen; in jedem Fall auch dann, wenn die Verarbeitung nicht durch einen anderen, gleichermaßen legitimen Grund gerechtfertigt ist;
- die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen, z. B. wenn Sie deren Genauigkeit bestritten haben, für einen Zeitraum einzuschränken, den der Verantwortliche benötigt, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen. Ferner müssen Sie rechtzeitig informiert werden, wenn der Zeitraum der Aussetzung abgelaufen ist oder der Grund für die Einschränkung der Verarbeitung hinfällig ist und die Einschränkung somit aufgehoben wurde;
- Ihre personenbezogenen Daten, wenn sie auf der Grundlage eines Vertrags und mit automatisierten Mitteln verarbeitet werden, auch in elektronischem Format zu erhalten, um sie an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
Der Verantwortliche wird die obigen Forderungen unverzüglich und in jedem Fall spätestens einen Monat nach Eingang Ihres Ansuchens erfüllen. Diese Frist kann ggf. um zwei Monate verlängert werden, wobei die Komplexität und die Anzahl der eingegangenen Anfragen zu berücksichtigen sind. In solchen Fällen wird der Verantwortliche Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Ansuchens informieren und Ihnen die Gründe für die Verlängerung mitteilen.
Für weitere Informationen und zum Senden Ihres Ansuchens schreiben Sie bitte an die E-Mail-Adresse des Verantwortlichen privacy@santonishoesit.com
Wie und wann können Sie sich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersetzen?
Sie können aus Gründen, die sich auf Ihre besondere Situation beziehen, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, wenn diese auf einem berechtigten Interesse beruht, indem Sie Ihr Ansuchen an die E-Mail-Adresse des Verantwortlichen privacy@santonishoesit.com senden.
Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn kein vorrangig berechtigter Grund vorliegt, der den Grund für Ihr Ansuchen überwiegt.
Bei wem können Sie eine Beschwerde einreichen?
Unbeschadet anderer administrativer oder gerichtlicher Maßnahmen können Sie eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen, sofern Sie nicht in einem anderen Mitgliedstaat wohnen oder arbeiten. In letzterem Fall oder wenn die Verletzung des Datenschutzrechts in einem anderen EU-Land stattfindet, sind die dort ansässigen Aufsichtsbehörden für die Entgegennahme und Bearbeitung der Beschwerde zuständig.
Jede Aktualisierung der vorliegenden Datenschutzerklärung wird Ihnen umgehend und in geeigneter Form mitgeteilt und Sie werden auch über solche Aktualisierungen informiert, bevor sie vorgenommen werden, und zwar so rechtzeitig, dass Sie gegebenenfalls Ihre Zustimmung geben können.
Letzte Aktualisierung Mai 2022